¿Cómo diseñar un espacio de trabajo compartido?
Lo que llamamos espacio de trabajo compartido en 2023 ya no es lo mismo que lo que solíamos llamar “oficina” antes de 2020 y la pandemia. El futuro de la producción es ahora un híbrido entre lo analógico y lo digital, y nosotros tenemos las claves para entenderlo.
Basándonos en la visión de Tom Hitch, un especialista mundial en diseño de espacios de trabajo, hemos extraído cinco principios para ayudarte a crear el centro de operaciones ideal para tu empresa. Acompáñanos en este rápido avance hacia la nueva forma de producción.
En primer lugar, crea espacios de retiro adecuados.
Cualquier empresa cuenta con una cafetería, una sala de estar, un pequeño patio o incluso una azotea con una bonita vista y plantas decorativas. Todo suena genial, pero resulta poco útil si no se planifica con anticipación el propósito y la función de estos espacios. Claramente, queremos que sean lugares de relajación para nuestro equipo de colaboradores, zonas de recarga, pero sin un diseño y un plan adecuados, podrían convertirse en lugares de evasión permanente de tareas y responsabilidades.
Según Hitch: “Para que tengan éxito, es necesaria una disciplina que acompañe a estas áreas, de manera que la gente pueda beneficiarse de ellas sin utilizarlas de manera inapropiada. En estos espacios no debería haber tecnología ni teléfonos móviles, tampoco deberían usarse para debates”.
En segundo lugar, fomenta la movilidad.
Una vez que comprendamos el terreno, es decir, el espacio disponible, sus limitaciones y cómo interactúa con otros aspectos de la productividad de la empresa, surgirán buenas ideas.
Por ejemplo, ubicar estratégicamente los departamentos, los servicios internos y las zonas de retiro dentro del espacio de trabajo compartido promueve una circulación inteligente de personas, ideas y creatividad.
“Al situar ciertos servicios y espacios más lejos de lo habitual, fomentamos la circulación por la oficina y mejoramos la colaboración y la socialización”, sostiene Hitch.
En tercer lugar, mejora la experiencia del usuario.
“El cliente siempre tiene la razón” es un cliché en este punto, pero sigue siendo válido. Con Internet, redes sociales y plataformas de pago, el mundo empresarial ha estado moldeando estratégicamente las experiencias de los usuarios.
Si bien esto es especialmente cierto en lo digital, cuando nuestros clientes compran en línea, siguen un envío por GPS o califican nuestros servicios, también es fundamental para los usuarios que visitan nuestras instalaciones y para el equipo de colaboradores que trabaja allí.
Y esa experiencia del usuario (y del colaborador) puede ser acogedora, inspirándose en influencias del hogar o en la sensación al entrar en un hotel. La oficina puede provocar emociones nuevas y ofrecer una experiencia diferente a la que estamos acostumbrados”, asegura Tom Hitch.
¿Cómo lograrlo? Proporcionando acceso a luz natural, servicios de comida y bebida, tecnología y prestando atención a detalles más pequeños, como controles personalizables de iluminación y temperatura, plantas y materiales de calidad.
En cuarto lugar, incluye a los trabajadores remotos.
El trabajo remoto, las llamadas por Zoom y la presencia ocasional de gatos y niños durante una presentación todavía forman parte de nuestra realidad. Esta huella profunda que la pandemia dejó en nuestras vidas tiene un impacto en la eficiencia: por un lado, elimina el tiempo perdido en el desplazamiento de casa a la oficina y viceversa (lo que reduce costos), pero también distancia gradualmente al trabajador remoto de los procesos en la empresa para la que trabaja.
La solución es incluir y hacer sentir parte de la familia a quienes trabajan desde sus hogares. Hitch propone un sencillo diseño con este propósito: “La introducción de mesas en forma de D que se ajusten a la pared en una sala de juntas ha demostrado mejorar la inclusión y la participación entre los trabajadores remotos. Es un cambio de diseño sutil pero que, literalmente, brinda a los trabajadores remotos un lugar en la mesa. Esto es lo que debemos tener en cuenta este año”.
En quinto lugar, construye para adaptarte.
Los cuatro puntos anteriores apuntan a una constante: si esta nueva realidad entre lo analógico y lo digital es duradera, ¿por cuánto tiempo lo será? ¿Cómo nos preparamos? Si eres inquilino, renegocia tu contrato. Si eres propietario, no restrinjas ningún espacio y sácale el máximo provecho.
La adaptación del espacio de trabajo compartido debe ser gradual. Algunas fases pueden abordar la reubicación de personal que trabaja desde casa, liberando zonas que pueden reutilizarse. Otras fases pueden anticiparse a los cambios constantes causados por el rápido avance tecnológico, los movimientos del mercado y las variaciones en la economía.
La solución de Hitch es la siguiente: “El objetivo de las empresas debe ser llegar a un punto en el que puedan cambiar su entorno sin necesidad de desmantelar por completo el diseño y el espacio. Esto se refiere a la disposición de los escritorios y a la infraestructura de cables correspondiente; es necesario considerarlo todo”.
