¿Cómo archivar documentos?
Una guía para archivar documentos
La organización es un pilar fundamental para el éxito de cualquier empresa. A diario, miles de documentos son impresos y requieren su preservación física. Aunque la digitalización es una realidad creciente, aún es importante conocer métodos óptimos para archivar documentos físicos. Es un proceso que parece simple, pero que requiere de varios factores para ser realmente eficiente. A continuación, te compartimos una guía para archivar correctamente los documentos importantes de tu empresa.
- Establezca un procedimiento de gestión documental: Esto asegura que la información en papel esté vigente, organizada y sea fácil de ubicar.
- Depure documentos innecesarios: Hacer una limpieza regular reduce el volumen de papeles y facilita el mantenimiento del archivo.
- Clasifique la documentación: Organice los documentos según su tipo, fecha o relevancia. Defina una “vida útil” para evitar acumular información obsoleta.
- Elija un sistema de almacenamiento adecuado: Esto optimiza tanto el espacio como el tiempo necesario para encontrar información. Dependiendo del volumen de documentos, puede optar por un archivador de piso, un armario papelero, folderamas con puertas tipo persiana o un archivo rodante, siendo este último ideal para archivos de gran volumen. En Industrias Cruz Centro contamos con todas estas opciones.
- Implemente una guía de acceso rápido: Archivar los documentos físicos junto con los digitales es una solución práctica. Use etiquetas o portadas con fechas y temas para facilitar la ubicación del contenido.
Si requiere más información sobre archivo de documentación, no dude en contactarse con nosotros. Le ayudaremos a encontrar las mejores soluciones para su empresa.