¿Cómo archivar documentos?

¿Es tan complicado archivar de manera correcta la documentacion fisica?

Aunque la gestión documental digital avanza con rapidez, buena parte de la información corporativa aún se genera y conserva en papel. Un archivo físico bien diseñado reduce pérdidas de tiempo, minimiza riesgos legales y optimiza espacio. Sigue estos pasos para implementar o poner al día tu sistema de archivo.

1. Diseña un procedimiento de gestión documental

1. Mapa de procesos: identifica qué áreas producen documentos y qué flujos siguen (recepción, revisión, aprobación, archivo o eliminación).
2. Responsables claros: asigna un custodio por área y un administrador general del archivo.
3. Calendario de revisión: establece auditorías trimestrales o semestrales para verificar orden y vigencia.

2. Depura lo innecesario antes de archivar

• Revisión periódica (mensual o trimestral) para eliminar duplicados, borradores y copias obsoletas.
• Trituradora o servicio certificado para la destrucción de información sensible.
• Reglas de retención basadas en normativas contables, fiscales y de protección de datos.

3. Clasifica la información con criterios uniformes

Tipo de documento: Contratos, facturas, nóminas - Facilita control legal y contable

Fecha: Año / mes - Acelera auditorías y depuraciones

Área funcional: Finanzas, RR. HH., Proyectos - Cada equipo localiza su propio historial

Nivel de confidencialidad: Público, interno, restringido - Refuerza la seguridad y el acceso controlado

4. Selecciona el mobiliario adecuado según volumen y espacio

Volumen de documentos: Bajo (home office, microempresa)

Solución recomendada: Archivador de piso 2–3 gavetas

Beneficio principal: Orden vertical y huella compacta

Volumen de documentos: Medio (departamento administrativo)

Solución recomendada: Armario papelero o folderama

Beneficio principal: Puertas corredizas o persiana que protegen del polvo y ahorran pasillos

Volumen de documentos: Alto (archivo central)

Solución recomendada: Archivo rodante manual o mecánico

Beneficio principal: Duplica la capacidad en el mismo m² y cumple con normas de accesibilidad

En Industrias Cruz Centro disponemos de todas las configuraciones anteriores, con opciones de cerradura de seguridad y acabados resistentes a la corrosión.

5. Implementa un sistema de localización rápida

1. Etiquetas visibles: códigos alfanuméricos que indiquen tipo, fecha y sección.
2. Portadas de colores para diferenciar áreas o niveles de confidencialidad.
3. Índice maestro (hoja de cálculo o software) que vincule la ubicación física con el repositorio digital.
4. QR o NFC: para escanear y abrir automáticamente la versión digital en tu gestor documental.

6. Integra físico y digital

• Escanea documentos clave en PDF/A con OCR para hacerlos buscables.
• Aplica la misma taxonomía en carpetas digitales y etiquetas físicas.
• Almacena respaldos en la nube con versiones controladas y registro de acceso.

7. Mantenimiento continuo

• Chequeo mensual de espacios vacíos y sobrecarga de estantes.
• Reparaciones preventivas (carriles, manivelas, cerraduras) para evitar bloqueos.
• Capacitación anual al personal sobre buenas prácticas y cambios normativos.

Conclusión

Un archivo físico bien estructurado mejora la productividad, reduce riesgos de extravío y optimiza costos de almacenamiento. Combinar mobiliario especializado con procedimientos claros y soporte digital garantiza que la información esté segura, accesible y siempre actualizada.

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