Tips para una reunión exitosa

¿Sabes como tener éxito en una reunión?

La reunión existe desde que existe la sociedad, personas agrupadas en un lugar para debatir temas.

" ...es vital que la energía se convierta en algo que se transmita y no que opaque: el trabajo en equipo demanda que todos sus miembros hablen, aporten, discutan, pongan en duda y rediseñen."

Trabajo en equipo: hemos escuchado hablar de este concepto desde que empezamos a compartir espacios comunes como el colegio, o la universidad y el trabajo. Nos hemos preparado desde niños para los retos de la vida laboral que implican trato con grupos pequeños, de mediana o gran envergadura. Y cada escala en ese proceso ha reforzado en nosotros la idea de la complejidad detrás de la coordinación de tareas y responsabilidades con otros. A su vez, ha permitido que reconozcamos los enormes efectos positivos que un buen trabajo en equipo puede concretar.

Entonces ¿Qué cosas deberías tener siempre en cuenta para tener una reunión de trabajo que sea realmente productiva? Aquí te contamos, al menos, lo básico:

Actitud: La clave principal del trabajo en equipo

Sí, sí, este podría ser el consejo cliché, el lugar usual, pero no. Creemos tener una idea formada y clara de qué supone tener una “buena actitud”. Llegar a una hora pactada de reunión con un derroche de energía y proactividad es importante, más no es lo único que ‘actitud’ significa.

¡No empieces mal! De nada vale desbordar amabilidad, energía y empatía hacia el grupo de trabajo si llegaste a la reunión 10 o 15 minutos tarde. La puntualidad se ha solido asociar en los últimos años como característica propia de quienes son genios, pero no hay nada genial en alguien que hace esperar.

Sumado a sincronizar la actitud con el reloj, es vital que la energía se convierta en algo que se transmita y no que opaque. El trabajo en equipo demanda que todos sus miembros hablen, aporten, discutan, pongan en duda y rediseñen; y tomarse la palabra por largos periodos de tiempo, producto de la efusividad puede convertir la reunión en un monólogo, o al menos en todo, excepto una reunión de trabajo conjunto.

Preparación

Nadie quiere en una reunión a alguien cuya participación esté medida por extremos. Permanecer en silencio a lo largo del ejercicio o, intervenir solo para decir imprecisiones, comentarios fuera de lugar o aseveraciones sin ninguna base. Ambos extremos tienen un mismo origen: falta de preparación.

La sinergia que crea los cambios positivos, que potencia la productividad y que mejora el entorno de trabajo, es solo posible con los hechos, los datos y la información precisa. Por ende, es importante prepararse muy bien antes de asistir a una reunión, no importa de qué nivel de importancia, duración o asistencia de altos cargos sea esta.

Si en los detalles está el diablo, como se dice popularmente, hablar con propiedad de los temas que abarca la reunión es producto del cuidadoso detalle de una preparación que, lejos de ser diabólica, puede significar la diferencia entre resaltar entre el grupo o pasar una grave vergüenza.

Idear por encima de lamentar

Gran parte de las reuniones —y las más determinantes para el futuro de una empresa o proyecto— no suelen estar programadas. Suelen darse por motivos de emergencia y procurando contener una crisis presente o una venidera, por lo tanto, todo el propósito de la misma es generar entre el grupo de trabajo soluciones rápidas, viables y completas.

Abordar las adversidades diarias que representa una operación comercial demanda siempre una posición predictiva que solo puede darse si se asimila lo más rápido posible que nada puede hacerse y que idear es mucho más importante que lamentarse por lo ya ocurrido. Esa actitud creativa debe ser encabezada por alguien que entienda que cada problema tiene una posible y muy factible solución en el futuro próximo, y que advierta de ello a todo su equipo de trabajo. ¿Puedes ser tú ese líder?

Verse tan bien como se quiere ser escuchado

¿Pueden nuestras ideas ser tomadas en serio viéndonos mal vestidos? Sí, y no. Los tiempos cambian y se flexibilizan los códigos de vestimenta: la invención y genialidad se superponen cada vez más a la idea de que las habilidades y aptitudes están ligadas a qué tipo de ropa nos ponemos. Así entonces, formalidad no es sinónimo directo y absoluto de capacidad y liderazgo, pero ayuda.

Equilibrio sería la respuesta. Mark Zuckerberg, el fundador de la principal red social del mundo Facebook, ha aseverado en múltiples entrevistas que su closet está compuesto de camisas y jeans del mismo tono. El multimillonario Zuckerberg, al contrario de lo que se pensaría, no lo hace por apelar a la tacañería, sino por mera funcionalidad: ha insistido en cuan absurdo es perder tiempo valioso del día escogiendo combinaciones de ropa, cada día de la semana.

Zuckerberg dirige un proyecto global con múltiples retos, complicaciones y una logística enorme que requiere reuniones diarias con sus respectivas decisiones. Su nombre es sinónimo de liderazgo y emprendimiento; y no por ello se le ve públicamente ni excesivamente formal o desaliñado por completo. Tal vez con él hemos entendido que la sobriedad y simplicidad al vestirse, puede abrazar el punto medio entre formalidad e informalidad. También que las ideas y creatividad sí pueden sopesar por encima de caducos códigos de etiqueta laboral en espacios de trabajo y que, atraer la atención hacia ideas innovadoras propias, empieza por el lugar necesario que le demos a la elección de qué nos ponemos cada mañana al ir a trabajar.

Por último, te invitamos a leer aquí nuestro artículo sobre como armonizar tu lugar de trabajo, esto con el fin de crear un ambiente más ameno y productivo.

Industrias Cruz Centro: Santiago Arias