¿Cómo archivar documentos?
Una guía para archivar documentos
La organización es clave fundamental para el éxito de una empresa. A diario, miles de documentos son impresos y requieren de su preservación física; y aunque actualmente la digitalización es una realidad aún es importante conocer métodos óptimos para archivar documentos físicos. Es un proceso que aparenta simpleza, sin embargo, requiere de varios factores para que sea eficiente y se haga una buena labor. A continuación, te daremos una guía de cómo archivar documentos importantes para tu empresa.
- Es vital que exista un procedimiento de gestión y archivo de documentos; de esta forma asegura que la información preservada en papel esté vigente y cuente con un orden coherente para facilitar su búsqueda.
- Haga una limpieza de documentación. Depurar documentos en papel que no requiere facilita y minimiza la cantidad de archivo.
- Debe clasificar la documentación para facilitar la búsqueda de este. La recomendación es determinar un tiempo de “vida útil”, así no llenará sus muebles con documentos obsoletos.
- Elegir un buen sistema de almacenamiento es clave para optimizar su espacio y el tiempo que toma a una persona localizar la información que requiere. Teniendo e cuenta la cantidad de documentación que requiere archivar puede elegir el mueble ideal. Existen varios sistemas desde un archivador de piso, un armario papelero, folderamas con puestas tipo persiana o un archivo rodante; siendo el último el mueble por excelencia para archivar documentación de forma masiva. En Industrias Cruz Centro contamos con el mobiliario pertinente para esto.
- Archivar los documentos físicos además de digitalizados es una solución práctica, y tener una guía de acceso rápida es importante. Lleve un control por fechas y temas de archivo en las portadas de las carpetas o como etiquetas en las cajas.
Si requiere más información sobre archivo de documentación póngase en contacto con nosotros, le ayudaremos a encontrar las mejores soluciones para su empresa.
